1. De dienst
“Organisator”: de onderneming, vereniging of andere organisatie — of de professional die handelt in het kader van zijn activiteit — die een evenement aanmaakt. “Gebruiker”: een organisator of een lid van zijn team dat gemachtigd is de dienst te gebruiken. “Gast”: een persoon die door een organisator is uitgenodigd; een gast heeft geen InviteKey-account nodig om zijn uitnodiging te ontvangen of zijn pas te tonen.
Met InviteKey kan men een evenement op uitnodiging voorbereiden, bevestigde gasten importeren of invoeren, uitnodigingsmails versturen, elke gast een persoonlijke QR-code en desgewenst een Apple Wallet- of Google Wallet-pas uitreiken, en de toegang registreren. De beschikbare functies en limieten hangen af van het gekozen aanbod; ze worden vóór de activering van het evenement getoond en kunnen wijzigen.
InviteKey is een hulpmiddel voor toegangsbeheer. Het is niet de organisator van het evenement, geen ticketverkoper en geen garant voor de toelating. De organisator beslist wie is uitgenodigd, wie binnen mag en hoe zijn evenement verloopt.
InviteKey is uitsluitend bestemd voor professionals en organisaties. De diensten worden niet aangeboden aan consumenten voor persoonlijk of gezinsgebruik. Bij de inschrijving en vóór elke bestelling bevestigt de gebruiker dat hij handelt in het kader van zijn beroepsactiviteit of namens de organisatie die hij opgeeft. InviteKey behoudt zich het recht voor een account of bestelling die bestemd is voor persoonlijk of gezinsgebruik te weigeren of te beëindigen.
2. Accounts en toegestaan gebruik
Gebruikers verstrekken juiste accountgegevens, houden hun toegangslinks en inloggegevens vertrouwelijk en gebruiken alleen de rechten die hun zijn toegekend. De organisator is verantwoordelijk voor de leden van zijn team, voor zijn verificatieapparaten voor uitnodigingen — de telefoons en tablets die bij de ingang van zijn evenement de QR-codes lezen — en voor de juistheid van de instellingen van zijn evenement en van de gegevens over zijn gasten.
De organisator moet over een rechtsgrond beschikken om de contactgegevens van zijn gasten te verzamelen en te importeren en hun uitnodigingen te sturen. Het is verboden gevoelige gegevens, onrechtmatige inhoud of inhoud die inbreuk maakt op de rechten van anderen, of gegevens die niet nodig zijn voor de toegangscontrole te importeren. Het is eveneens verboden ongevraagde berichten te versturen, passen te misbruiken, onbevoegde toegang te proberen te verkrijgen of de dienst te verstoren.
3. Uitnodigingen, Wallet-passen en toegangscontrole
Een QR-code of Wallet-pas is een persoonlijk toegangsbewijs: noch de organisator noch de gast mag het publiceren of doorsturen. Een pas is niet langer geldig als hij wordt ingetrokken, als het evenement verstrijkt of als de organisator zijn toegangsregels wijzigt. Een ingetrokken of verlopen pas kan zichtbaar blijven in de Wallet-app van de gast, gedimd of als inactief gemarkeerd: de geldigheid ervan wordt door InviteKey gecontroleerd op het moment van de controle. De beschikbaarheid van Wallet-passen hangt ook af van het toestel van de gast en van de diensten van Apple of Google.
Wanneer de organisator de offline controle inschakelt, kan een verificatieapparaat een voorlopige toelating registreren voordat het synchroniseert. Twee niet-verbonden toestellen kunnen tijdelijk hetzelfde toegangsbewijs aanvaarden; het conflict wordt bij de synchronisatie opgelost of gemeld. Gebruik voor een strengere controle de validatie door de server en een betrouwbare verbinding.
De aflevering van e-mails, de installatie van Wallet-passen en de continuïteit van de verbinding kunnen niet worden gegarandeerd. De organisator controleert de essentiële gegevens en voorziet een alternatieve ontvangstoplossing die past bij zijn evenement.
4. Aanbiedingen, prijzen en bewaartermijn
Het aanbod, de capaciteit, de prijs en de bewaartermijn van de gegevens van het evenement worden getoond vóór de aankoop of de activering van het evenement. Het gratis aanbod heeft een beperkte capaciteit en bewaartermijn, die op dezelfde plaats worden vermeld. De betalings- en terugbetalingsvoorwaarden worden vóór elke bestelling getoond.
Wanneer de bewaartermijn verstrijkt, eindigt de toegang tot de gegevens van het evenement. Het privacybeleid beschrijft de bewaring en verwijdering van de gegevens, ook in back-ups en logbestanden. Exporteer de informatie die u nodig hebt vóór de getoonde vervaldatum.
5. Persoonsgegevens
De organisator beslist welke gegevens van zijn gasten hij aan InviteKey toevertrouwt en voor welk doel. InviteKey verwerkt ze voor zijn rekening, volgens zijn instructies, om de dienst te leveren; afdeling 6 legt de verbintenissen van InviteKey als verwerker vast. Elke partij komt de verplichtingen inzake gegevensbescherming na die bij haar rol horen. Het privacybeleid beschrijft de verwerkte gegevens, de dienstverleners en de uitoefening van de rechten.
De organisator informeert zijn gasten zoals de regelgeving vereist en vraagt InviteKey niet om hun gegevens voor een ander doel dan deze dienst te gebruiken.
6. Verwerking van gegevens voor rekening van de organisator
Deze afdeling vormt de verwerkersovereenkomst bedoeld in artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zij is van toepassing zodra een organisator persoonsgegevens van zijn gasten of van de leden van zijn team aan InviteKey toevertrouwt.
Onderwerp en duur: het leveren van de in afdeling 1 beschreven dienst, gedurende de bewaartermijn van elk evenement. Aard en doeleinden: hosting, versturen van uitnodigingen, uitreiken en bijwerken van passen, toegangscontrole en aanwezigheidsregistratie. Gegevens: identiteit en contactgegevens van de gasten, categorie, status van de uitnodiging en van de aflevering ervan, pas-ID’s, tijdstip en controlepunt van de toegang, en elk veld dat de organisator toevoegt. Betrokkenen: de gasten van de organisator en de leden van zijn team.
InviteKey verbindt zich ertoe: deze gegevens uitsluitend te verwerken op gedocumenteerde instructie van de organisator — deze voorwaarden en de instellingen die hij in de dienst kiest — en hem te informeren als een instructie in strijd lijkt met de regelgeving; de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen, waarbij de personen die toegang mogen hebben tot geheimhouding zijn verplicht; passende beveiligingsmaatregelen te nemen; de organisator, voor zover mogelijk, bij te staan bij het beantwoorden van verzoeken tot uitoefening van rechten, bij het waarborgen van de beveiliging van de verwerking en, in voorkomend geval, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling; hem elke inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te melden nadat InviteKey ervan kennis heeft gekregen; hem de informatie te verstrekken die nodig is om de naleving van deze verplichtingen aan te tonen, en audits toe te staan op redelijk en voorafgaand verzoek.
De organisator staat InviteKey toe een beroep te doen op de subverwerkers die in het privacybeleid zijn vermeld en aan gelijkwaardige verplichtingen zijn onderworpen. InviteKey informeert de organisatoren over elke toevoeging of vervanging door die lijst vóór de wijziging bij te werken en, bij een belangrijke wijziging, per e-mail; een organisator die bezwaar maakt, kan stoppen met het gebruik van de dienst. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte worden omkaderd zoals beschreven in het privacybeleid.
Wanneer de bewaartermijn van een evenement verstrijkt, verwijdert InviteKey de gegevens ervan uit zijn actieve systemen, onder de voorwaarden van het privacybeleid, zonder ze terug te geven: de organisator kan ze tot dat tijdstip exporteren.
7. Inhoud en intellectuele eigendom
De organisator behoudt zijn rechten op de logo’s, afbeeldingen, evenementgegevens en gastenlijsten die hij aanlevert. Hij verleent InviteKey de beperkte toestemming om ze te hosten, te verwerken en weer te geven, uitsluitend voor zover nodig voor de dienst. Hij garandeert dat hij over de nodige rechten beschikt op alles wat hij importeert.
InviteKey behoudt zijn rechten op de dienst, de software, het ontwerp en het merk. Deze voorwaarden verlenen geen enkel recht om de dienst te kopiëren, door te verkopen of te decompileren, behalve waar de wet dit toestaat.
8. Ontwikkeling, opschorting en aansprakelijkheid
Wij kunnen de dienst onderhouden, verbeteren of wijzigen. Wij kunnen de toegang beperken wanneer dat redelijkerwijs nodig is om de beveiliging ervan te beschermen, misbruik te voorkomen, de wet na te leven of een betalingsachterstand te verhelpen, en verwittigen de gebruiker wanneer dat mogelijk is. Een organisator kan op elk moment stoppen met het gebruik van de dienst; dat verlengt de voor zijn evenementen gekozen bewaartermijn niet.
Wij leveren de dienst met redelijke zorg, zonder een ononderbroken of foutloze werking te kunnen garanderen, noch de aflevering van e-mails of passen door diensten van derden. Niets in deze voorwaarden sluit een aansprakelijkheid uit die de wet niet toestaat uit te sluiten. Binnen de grenzen van de wet is geen van de partijen aansprakelijk voor schade die zij bij het gebruik van de dienst redelijkerwijs niet kon voorzien.
9. Wijziging van de voorwaarden
Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. De nieuwe versie wordt op deze pagina gepubliceerd, met bovenaan de versie en de datum van inwerkingtreding; belangrijke wijzigingen worden vóór hun inwerkingtreding op een redelijke manier aan bestaande gebruikers aangekondigd. Het verdere gebruik van de dienst na die datum geldt als aanvaarding, voor zover de wet dit toestaat; zo niet, stop dan met het gebruik van de dienst en neem contact met ons op.
10. Toepasselijk recht, taal en geschillen
Deze voorwaarden worden beheerst door het Franse recht. Ze zijn opgesteld in het Frans; hun vertalingen worden ter informatie verstrekt en bij verschillen is alleen de Franse versie bindend.
Elk geschil valt onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Lyon (Frankrijk).
11. Contact
Voor vragen of klachten: support@invitekey.app.