1. Il servizio
«Organizzatore» indica l’impresa, l’associazione o altra organizzazione — o il professionista che agisce nell’ambito della propria attività — che crea un evento. «Utente» indica un organizzatore o un membro del suo team autorizzato a utilizzare il servizio. «Invitato» indica una persona invitata da un organizzatore; non ha bisogno di un account InviteKey per ricevere l’invito né per presentare il proprio pass.
InviteKey consente di preparare un evento su invito, importare o inserire invitati confermati, inviare email di invito, rilasciare a ogni invitato un codice QR personale e, se lo desidera, un pass Apple Wallet o Google Wallet, e registrare gli ingressi. Le funzionalità e i limiti disponibili dipendono dall’offerta scelta; sono indicati prima dell’attivazione dell’evento e possono cambiare.
InviteKey è uno strumento di gestione degli accessi. Non è l’organizzatore dell’evento, né un venditore di biglietti, né il garante dell’ammissione. L’organizzatore decide chi è invitato, chi può entrare e come si svolge il proprio evento.
InviteKey è destinato esclusivamente a professionisti e organizzazioni. I servizi non sono offerti ai consumatori per uso personale o familiare. Al momento della registrazione e prima di ogni ordine, l’utente conferma di agire nell’ambito della propria attività professionale o per conto dell’organizzazione che indica. InviteKey si riserva il diritto di rifiutare o risolvere un account o un ordine destinati a un uso personale o familiare.
2. Account e uso autorizzato
Gli utenti forniscono informazioni di account esatte, mantengono riservati i propri link di accesso e le proprie credenziali e utilizzano solo i diritti loro concessi. L’organizzatore risponde dei membri del proprio team, dei propri dispositivi di verifica degli inviti — i telefoni e i tablet che leggono i codici QR all’ingresso del suo evento — e dell’esattezza delle impostazioni del proprio evento e delle informazioni sui propri invitati.
L’organizzatore deve disporre di una base giuridica per raccogliere e importare i recapiti dei propri invitati e per inviare loro gli inviti. È vietato importare dati sensibili, contenuti illeciti o lesivi dei diritti altrui, o dati non necessari al controllo degli accessi. È inoltre vietato inviare messaggi non richiesti, sviare i pass, tentare un accesso non autorizzato o perturbare il servizio.
3. Inviti, pass Wallet e controllo degli accessi
Un codice QR o un pass Wallet è un titolo di accesso personale: né l’organizzatore né l’invitato devono pubblicarlo o trasferirlo. Un pass cessa di essere valido se viene revocato, se l’evento giunge a scadenza o se l’organizzatore modifica le proprie regole di accesso. Un pass revocato o scaduto può restare visibile nell’app Wallet dell’invitato, attenuato o contrassegnato come inattivo: la sua validità è verificata da InviteKey al momento del controllo. La disponibilità dei pass Wallet dipende anche dal dispositivo dell’invitato e dai servizi di Apple o Google.
Quando l’organizzatore attiva il controllo offline, un dispositivo di verifica può registrare un’ammissione provvisoria prima di sincronizzarsi. Due dispositivi scollegati possono accettare temporaneamente lo stesso titolo; il conflitto viene risolto o segnalato alla sincronizzazione. Per un controllo più rigoroso, utilizzate la convalida da parte del server e una connessione affidabile.
La consegna delle email, l’installazione dei pass Wallet e la continuità della connessione non possono essere garantite. L’organizzatore verifica le informazioni essenziali e prevede una soluzione di accoglienza alternativa adatta al proprio evento.
4. Offerte, prezzi e durata di conservazione
L’offerta, la sua capienza, il suo prezzo e la durata di conservazione dei dati dell’evento sono indicati prima dell’acquisto o dell’attivazione dell’evento. L’offerta gratuita ha una capienza e una durata di conservazione limitate, indicate nello stesso punto. Le condizioni di pagamento e di rimborso sono presentate prima di ogni ordine.
Alla scadenza della durata di conservazione, l’accesso ai dati dell’evento termina. L’informativa sulla privacy descrive la conservazione e la cancellazione dei dati, anche nei backup e nei log. Esportate le informazioni di cui avete bisogno prima della data di scadenza indicata.
5. Dati personali
L’organizzatore decide quali dati dei propri invitati affidare a InviteKey e per quale finalità. InviteKey li tratta per suo conto, secondo le sue istruzioni, al fine di fornire il servizio; la sezione 6 stabilisce i suoi impegni in qualità di responsabile del trattamento. Ciascuna parte rispetta gli obblighi di protezione dei dati corrispondenti al proprio ruolo. L’informativa sulla privacy descrive i dati trattati, i fornitori e l’esercizio dei diritti.
L’organizzatore informa i propri invitati come richiesto dalla normativa e non chiede a InviteKey di utilizzare i loro dati per una finalità diversa da questo servizio.
6. Trattamento dei dati per conto dell’organizzatore
La presente sezione costituisce il contratto di trattamento previsto dall’articolo 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD). Si applica non appena un organizzatore affida a InviteKey dati personali dei propri invitati o dei membri del proprio team.
Oggetto e durata: fornire il servizio descritto alla sezione 1, per la durata di conservazione di ciascun evento. Natura e finalità: hosting, invio degli inviti, rilascio e aggiornamento dei pass, controllo degli accessi e monitoraggio delle presenze. Dati: identità e recapiti degli invitati, categoria, stato dell’invito e della sua consegna, identificativi dei pass, ora e punto di controllo degli ingressi, e qualsiasi campo aggiunto dall’organizzatore. Interessati: gli invitati dell’organizzatore e i membri del suo team.
InviteKey si impegna a: trattare tali dati esclusivamente su istruzione documentata dell’organizzatore — le presenti condizioni e le impostazioni che sceglie nel servizio — e informarlo se un’istruzione gli sembra contraria alla normativa; garantirne la riservatezza, essendo le persone autorizzate ad accedervi tenute al segreto; attuare misure di sicurezza adeguate; assistere l’organizzatore, nella misura del possibile, nel rispondere alle richieste di esercizio dei diritti, nel garantire la sicurezza del trattamento e, se del caso, nel realizzare una valutazione d’impatto; notificargli qualsiasi violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza; mettere a sua disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di tali obblighi e consentire audit su richiesta ragionevole e preventiva.
L’organizzatore autorizza InviteKey a ricorrere ai sub-responsabili elencati nell’informativa sulla privacy, soggetti a obblighi equivalenti. InviteKey informa gli organizzatori di qualsiasi aggiunta o sostituzione aggiornando tale elenco prima della modifica e, per una modifica importante, via email; l’organizzatore che si oppone può smettere di utilizzare il servizio. I trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo sono disciplinati come descritto nell’informativa sulla privacy.
Alla scadenza della durata di conservazione di un evento, InviteKey cancella i relativi dati dai propri sistemi attivi, alle condizioni descritte nell’informativa sulla privacy, senza restituirli: l’organizzatore può esportarli fino a tale scadenza.
7. Contenuti e proprietà intellettuale
L’organizzatore conserva i propri diritti sui loghi, le immagini, le informazioni sull’evento e gli elenchi di invitati che fornisce. Concede a InviteKey l’autorizzazione limitata a ospitarli, trattarli e visualizzarli, nella sola misura necessaria al servizio. Garantisce di disporre dei diritti necessari su tutto ciò che importa.
InviteKey conserva i propri diritti sul servizio, sul software, sul suo design e sul suo marchio. Le presenti condizioni non concedono alcun diritto di copiare, rivendere o decompilare il servizio, salvo nei casi consentiti dalla legge.
8. Evoluzione, sospensione e responsabilità
Possiamo mantenere, migliorare o modificare il servizio. Possiamo limitarne l’accesso quando ciò è ragionevolmente necessario per proteggerne la sicurezza, prevenire un abuso, rispettare la legge o rimediare a un mancato pagamento, avvisando l’utente quando possibile. Un organizzatore può smettere di utilizzare il servizio in qualsiasi momento; ciò non prolunga la durata di conservazione scelta per i suoi eventi.
Forniamo il servizio con ragionevole diligenza, senza poter garantire un funzionamento ininterrotto o privo di errori, né la consegna delle email o dei pass da parte dei servizi terzi. Nulla nelle presenti condizioni esclude una responsabilità che la legge vieta di escludere. Nei limiti consentiti dalla legge, nessuna delle parti risponde dei danni che non poteva ragionevolmente prevedere durante l’utilizzo del servizio.
9. Modifica delle condizioni
Possiamo modificare le presenti condizioni. La nuova versione è pubblicata su questa pagina, con la sua versione e la data di entrata in vigore indicate in alto; le modifiche importanti sono comunicate agli utenti esistenti con un mezzo ragionevole prima di entrare in vigore. Continuare a utilizzare il servizio dopo tale data equivale ad accettazione, nella misura consentita dalla legge; in caso contrario, smettete di utilizzare il servizio e contattateci.
10. Legge applicabile, lingua e controversie
Le presenti condizioni sono disciplinate dal diritto francese. Sono redatte in francese; le loro traduzioni sono fornite a titolo informativo e, in caso di discrepanza, fa fede solo la versione francese.
Qualsiasi controversia è di competenza esclusiva dei tribunali di Lione (Francia).
11. Contatto
Per qualsiasi domanda o reclamo: support@invitekey.app.