1. Kuka on rekisterinpitäjä
Vierasluetteloiden, kutsujen ja sisäänpääsyjen osalta tapahtuman järjestäjä määrittää käsittelyn tarkoitukset ja keinot: järjestäjä on rekisterinpitäjä, ja InviteKey toimii sen lukuun henkilötietojen käsittelijänä käyttöehtojen kohdan 6 mukaisesti.
Käyttäjätilien, laskutuksen, tietoturvan ja tämän sivuston osalta rekisterinpitäjä on InviteKey. Suosittelemme vieraita tutustumaan myös järjestäjän tietosuojakäytäntöön.
2. Käsiteltävät tiedot ja käyttötarkoitukset
Tilit ja tuki: nimi, työsähköpostiosoite, organisaatio ja rooli, tunnistautumistiedot sekä viestit tuen kanssa. Niitä käytetään tilien tarjoamiseen, pyyntöihin vastaamiseen sekä palvelun hallintaan ja suojaamiseen. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etumme turvallisen palvelun ylläpitämiseen tai lakisääteinen velvoite tapauksen mukaan.
Tapahtumat ja vieraat: tapahtuman tiedot ja kuvat, vieraiden nimi, sähköpostiosoite ja luokka, kaikki muut järjestäjän syöttämät kentät, kutsun ja sen toimituksen tila, passien tunnisteet sekä sisäänpääsyjen aika, tarkastuspiste ja laite. Näitä tietoja käsitellään järjestäjän ohjeiden mukaan pääsyjen luomiseksi, lähettämiseksi ja tarkistamiseksi; järjestäjän tehtävä on määrittää oma oikeusperusteensa ja kertoa se vieraillensa.
Sähköpostien seuranta: jokaisesta kutsusähköpostista lähetyspalvelumme kirjaa toimituksen ja, jos vieraan sähköpostiohjelma sen sallii, avaamisen ja linkkien napsautukset. Nämä tiedot kertovat järjestäjälle, onko kutsu perillä, ja mahdollistavat virheellisten osoitteiden käsittelyn.
Tekninen käyttö: IP-osoite, pääsy- ja tietoturvalokit, välttämättömät istuntotiedot sekä kutsujen tarkistuslaitteiden (puhelimet ja tabletit, jotka lukevat QR-koodit tapahtuman sisäänkäynnillä) ja Apple Wallet -passien osalta laitteen tekniset tunnisteet sovelluksen ja rajapinnan toiminnan ja suojaamisen varmistamiseksi. Oikeusperuste: oikeutettu etumme palvelun turvallisuuteen ja luotettavuuteen.
Bottisuojaus: ennen kirjautumista, rekisteröitymistä, tiimiin liittymistä koskevan kutsun hyväksymistä tai koodin uudelleenlähettämistä Cloudflare Turnstile tarkistaa, että pyynnön tekee ihminen eikä automaattinen ohjelma. Tätä varten se analysoi selainta ja laitetta koskevia teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen, useimmiten kysymättä mitään, joskus pyytämällä rastittamaan ruudun. Oikeusperuste: oikeutettu etumme suojata palvelua ja sen käyttäjiä väärinkäytöksiltä.
Cloudflare — Sivuston kävijämittaus: vain julkisella sivustolla: katsotut sivut, viittaava sivusto, maa, laitteen ja selaimen tyyppi, ilman evästeitä tai tallennusta selaimeesi ja ilman sivustojen välistä seurantaa, jotta tiedämme, miten sivustoa käytetään. Sovellusta, myös tarkistuslaitteilla käytettynä, ja kutsusivuja ei mitata. Oikeusperuste: oikeutettu etumme tuntea sivuston kävijämäärät.
Google Analytics: suostumuksellasi Google Analytics mittaa vain julkisella sivustolla katsotut sivut ja napsautukset maksulliseen tarjoukseen tai tarjouspyyntöön. Google voi asettaa evästeitä ja saada vierailustasi teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen ja selaimen ominaisuudet. Mittaus ei koske sovellusta, kutsusivuja, sisäänpääsyn valvontaa eikä maksuja. Voit kieltäytyä tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa sivun alareunan kohdasta ”Tilastoinnin valinnat”. Oikeusperuste: suostumuksesi.
Laskutus: tilaukset, tarjoukset ja maksutapahtumat maksullisen tarjouksen ostossa oston käsittelemiseksi ja kirjanpito- ja verovelvoitteidemme täyttämiseksi. Korttimaksut perii Paypercut (kohta 3).
Sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai muulla tavoin merkittäviä vaikutuksia aiheuttavia päätöksiä ei tehdä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella.
3. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta vierasluetteloita mainostajille tai palveluun liittymättömille kumppaneille. Pääsy on rajattu järjestäjän valtuutetuille käyttäjille, henkilöille, jotka tarvitsevat sitä palvelun tuottamiseen, sekä seuraaville palveluntarjoajille:
Brevo lähettää kutsu- ja tilisähköpostit; se vastaanottaa sähköpostiosoitteen ja viestin sisällön sekä mittaa toimitukset, avaamiset ja napsautukset; se säilyttää lähetyshistorian kuukauden ajan säilyttämättä viestien sisältöä. Backblaze B2 säilyttää yksityisessä tilassa tapahtumien kuvat sekä tuonnin ajan tuodun vieraslistan tiedoston, joka poistetaan viimeistään kolmen päivän kuluttua sen lataamisesta. Railway ylläpitää rajapintaa, taustakäsittelyä ja tietokantaa; sen tekniset lokit säilyttävät vastaanotetut pyynnöt, laitteen IP-osoite mukaan lukien, kolmenkymmenen päivän ajan. Cloudflare välittää sivuston ja sovelluksen, mittaa julkisen sivuston kävijät ja tarkistaa ennen kirjautumista tai rekisteröitymistä, ettei pyyntö tule automaattiselta ohjelmalta. Paypercut perii verkossa ostettujen tarjousten korttimaksut; se saa ostajan sähköpostiosoitteen maksusivun esitäyttöä varten sekä korttitiedot, jotka syötetään suoraan tälle sivulle eikä niitä koskaan välitetä InviteKeylle. Google: kun vieras valitsee ”Lisää Google Walletiin”, passin tiedot — nimi, tapahtuma, luokka, QR-koodi — välitetään Googlelle, joka käsittelee niitä omien sääntöjensä mukaisesti. Apple: kun vieras valitsee ”Lisää Apple Walletiin”, passi ladataan suoraan hänen laitteeseensa ilman, että InviteKey välittää sen sisältöä Applelle; Applen palvelut, kuten iCloud, voivat sen jälkeen synkronoida sen hänen laitteidensa välillä Applen sääntöjen mukaisesti.
Walletiin lisätyn passin osalta tutustu Applen tietosuojakäytäntöön tai Googlen tietosuojakäytäntöön. Niissä kuvataan näiden yritysten käsittelyt; tämä sivu koskee edelleen InviteKeyn käsittelyjä.
Järjestäjä voi antaa pääsyn tiimilleen ja tarkistuslaitteilleen. Voimme myös luovuttaa tietoja, kun laki sitä edellyttää tai oikeuksien tai henkilöiden turvallisuuden suojaamiseksi, siinä määrin kuin se on ehdottoman välttämätöntä.
4. Siirrot Euroopan unionin ulkopuolelle
Tietomme säilytetään Euroopan unionissa. Jotkin palveluntarjoajat tai niiden infrastruktuuri voivat kuitenkin käsitellä tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaiset siirrot perustuvat tällöin tunnustettuun mekanismiin, kuten tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Ota meihin yhteyttä saadaksesi tietää tietoihisi sovellettavat suojatoimet. Apple ja Google voivat myös käsitellä Wallet-tietoja omien sääntöjensä mukaisesti.
5. Säilytysajat
Tapahtuman tietojen säilytysaika riippuu valitusta tarjouksesta; se näytetään palvelussa, ja se lasketaan tapahtuman alkamispäivästä, jota ei voi siirtää tarjouksen kattaman ajanjakson jälkeen. Säilytysajan päättyessä pääsy päättyy, ja tiedot poistetaan aktiivisista järjestelmistämme automaattisella poistomenettelyllämme. Niin kauan kuin tapahtumasta ei ole lähetetty yhtään kutsua, sen tietoja säilytetään käytetyn tarjouksen voimassaolon päättymiseen asti – ilmaisella tarjouksella kaksitoista kuukautta tapahtuman luomisesta – ja poistetaan sen jälkeen samalla tavalla. Rajoitettuja kopioita voi säilyä väliaikaisesti säilytysajan päätyttyä: enintään neljä viikkoa tietokannan varmuuskopioissa, kolmekymmentä päivää hosting-palveluntarjoajamme teknisissä lokeissa ja kuukauden sähköpostipalveluntarjoajamme lähetyshistoriassa. Jos varmuuskopio palautetaan, nämä tiedot pysyvät saavuttamattomissa ja ne poistetaan uudelleen. Emme lupaa jokaisen kopion välitöntä poistamista säilytysajan päättyessä.
Kolmenlaiset kopiot ovat hallintamme ulkopuolella ja voivat säilyä pääsyn päättymisen jälkeen.
Järjestäjän lataamat viennit säilytetään yksinomaan järjestäjän vastuulla; niiden poistaminen on järjestäjän tehtävä.
Tarkistuslaitteille offline-käyttöä varten tallennettu vierasluettelo (nimet, luokat ja, jos järjestäjä ottaa sen käyttöön, sähköpostiosoitteet) poistetaan laitteelta, kun se kirjataan ulos, tai muussa tapauksessa heti, kun sovellus avataan laitteella uudelleen sen pääsyn päätyttyä. Laite, jota ei koskaan avata uudelleen, säilyttää sen, kunnes sen selaimen tiedot poistetaan: järjestäjän on siksi kirjattava laitteensa ulos tapahtuman päätyttyä.
Vieraan Wallet-sovellukseen tallennetut passit jäävät hänen laitteelleen: vieras voi poistaa ne milloin tahansa, ja Apple ja Google päättävät itse Wallet-tietojen säilyttämisestä. Kun tapahtuman tiedot poistetaan, InviteKey korvaa passin versiolla, joka ei enää sisällä vieraan nimeä eikä hänen QR-koodiaan; laite, joka on ollut sammutettuna tai offline-tilassa yli 30 päivää, voi säilyttää aiemman version.
Tili- ja tukitietoja säilytetään niin kauan kuin tili on olemassa ja pyynnöt sitä edellyttävät, ja sen jälkeen rajoitetun ajan, kun tietoturva, riita tai lakisääteinen velvoite sitä edellyttää. Laskutustietoja säilytetään sovellettavien kirjanpito- ja verosäännösten mukaisten aikojen ajan. Voit kysyä meiltä tiettyyn tietoon sovellettavaa säilytysaikaa.
Tietoturva- ja auditointilokia säilytetään yksi vuosi ja vähintään kuusi kuukautta sen tapahtuman tietojen poistamisen jälkeen, jota se koskee; lähetyksiä, maksuja ja tarjouksia koskevia päätöksiä koskevat merkinnät säilytetään viisi vuotta.
6. Oikeutesi
Tilanteestasi ja kyseisestä käsittelystä riippuen voit pyytää pääsyä tietoihisi, niiden oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista tai siirtämistä järjestelmästä toiseen, vastustaa käsittelyä ja peruuttaa suostumuksesi, kun se on käsittelyn peruste. Näitä oikeuksia voidaan rajoittaa lailla. Kirjoita osoitteeseen support@invitekey.app; voimme joutua tarkistamaan henkilöllisyytesi ennen toimenpiteitä.
Jos olet vieraana tapahtumassa, järjestäjä on lähtökohtaisesti ensisijainen yhteystaho kaikissa kutsuasi tai läsnäoloasi koskevissa pyynnöissä. Voit myös kirjoittaa meille: välitämme tai käsittelemme pyynnön tapauksen mukaan. Voit tehdä valituksen Ranskan tietosuojaviranomaiselle (Commission nationale de l’informatique et des libertés, CNIL), www.cnil.fr, tai oman maasi tietosuojaviranomaiselle.
7. Tietoturva ja tallennus laitteellesi
Käytämme pääsynhallintaa ja muita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojen suojaamiseksi. Mikään verkkopalvelu ei voi taata ehdotonta turvallisuutta. Ilmoita epäillystä väärinkäytöstä osoitteeseen support@invitekey.app.
Sivusto tallentaa selaimeesi kielesi, valintasi vaaleasta tai tummasta teemasta ja tilastointia koskevan valintasi. Sovellus tallentaa sinne kielesi, teemasi, valitsemasi kirjautumistavan, piilottamasi ilmoitukset sekä kahdenkymmenenneljän tunnin ajan oston, jota jatketaan kirjautumisen jälkeen; kirjautumisen tai rekisteröitymisen ajan välilehti säilyttää myös käynnissä olevan pyynnön — syötetyn osoitteen ja viitteen —, joka poistetaan, kun välilehti suljetaan. Se käyttää välttämätöntä istuntoevästettä käyttäjien pitämiseksi kirjautuneina ja pääsyn suojaamiseksi, ja tarkistuslaitteet säilyttävät offline-tarkistukseen tarvittavat tapahtuman tiedot. Käyttöliittymän fontit ja kuvat tarjoaa InviteKey itse; vain Cloudflaren bottisuojaus kirjautumis- ja rekisteröitymissivuilla — myös tiimiin liittymisen sivulla — ja Google Analytics julkisella sivustolla ja suostumuksellasi lataavat kolmannen osapuolen skriptin.
8. Muutokset ja kysymykset
Voimme muuttaa tätä käytäntöä palvelun tai sääntelyn kehittyessä. Voimassa oleva versio ja sen päivämäärä näkyvät tämän sivun alussa. Kysymykset ja pyynnöt: support@invitekey.app.
Rekisterinpitäjä on Adrian Tanasescu EI, yksityinen elinkeinonharjoittaja, rekisteröity Ranskassa (SIREN 529 157 810), 9 rue des Grisemottes, 69220 Belleville-en-Beaujolais, France, joka julkaisee InviteKeyn.